Lundi dernier, je donnais avec Sandra Gravel une formation sur les Enjeux de la qualité de la communication écrite dans le développement des affaires. Cela m’a donné l’idée de vous donner une liste de dix conseils pour améliorer votre communication écrite. Après tout, le premier contact d’un client potentiel avec votre entreprise vient souvent de l’écrit. Ainsi, votre infolettre, vos courriels, votre site Internet ou vos médias sociaux deviennent des ambassadeurs de votre marque. Assurez-vous qu’ils font du bon travail !

1- S’adapter à son public

Avant même de commencer à écrire, vous devez avoir une idée de ce que vous allez dire (ne serait-ce qu’un plan sommaire). Mais vous devez aussi savoir à qui vous vous adressez. Selon la clientèle, vous n’utiliserez pas le même ton. Par exemple, un courtier d’assurance qui vise des préretraités n’utilisera pas les mêmes stratégies qu’un autre qui propose ses produits aux jeunes couples.

2- Être clair

Dans un écrit d’affaires, ce n’est pas le temps de faire de la poésie ou des figures de style. Imaginez que vous êtes un télépathe et que vous souhaitez que l’image que vous avez dans votre tête se retrouve dans celle de votre lecteur. Utilisez un langage précis et évitez le jargon de votre domaine. Évitez de vous éparpiller : garder une ligne directrice claire.

3- Proposer un texte aéré

Personne n’a le goût de lire un gros bloc de texte. L’information est difficile à trouver et le lecteur est vite découragé. Une façon simple d’améliorer sa communication écrite est de s’assurer que la disposition du texte est attrayante. Mettez des intertitres qui permettent de savoir de quoi on parle dans cette section. Assurez-vous que vos paragraphes ne sont pas trop longs.

4- Simplifier votre écriture

Pour que le lecteur ne perde pas le fil, écrivez des phrases courtes. C’est une bonne façon d’éviter l’ambiguïté. Votre communication écrite dans un contexte d’affaires n’est pas une façon de montrer que vous êtes bons et que vous avez un vocabulaire riche. Votre objectif est de transmettre des idées. Assurez-vous qu’elles sont claires.

5- Privilégier les verbes d’action

Autant que possible, vous devez éviter la forme passive. En gros, à la forme active, le sujet pose l’action, alors qu’il la subit à la forme passive. Voici un exemple de forme passive : La conférence à laquelle j’ai assisté hier était intéressante. En mode actif, cela donnerait : J’ai assisté à une conférence intéressante hier. C’est plus court, plus précis et l’image est plus claire. De plus, il est préférable d’éviter les verbes avoir et être pour choisir des verbes d’actions qui sont plus fort.

6- Soigner son titre

Souvent, le premier contact des clients potentiels avec vos écrits sera le titre. Même si votre communication écrite est géniale, si le titre n’a pas convaincu la personne de lire, ça ne sert à rien. Le titre devient en quelque sorte l’argument marketing du texte. Encore une fois, les verbes d’action sont de mise. Une autre méthode est de poser une question. Sinon, les listes du type « 10 choses à faire à Montréal » ont toujours la cote.

7- Adapter son style au type de document

C’est une évidence pour plusieurs, mais on n’écrit pas un courriel de la même façon que l’on rédige une soumission. Il faut donc s’assurer que notre style correspond au document demandé. Il existe en ligne plusieurs exemples et gabarit selon le type de communication écrite que l’on veut réaliser. Que ce soit une soumission, un contrat, un courriel ou un document corporatif, vous pourrez trouver un modèle qui vous convient.

8- Un paragraphe, une idée

On a déjà parlé de la longueur des paragraphes. On va maintenant s’attarder au contenu. Chaque paragraphe doit contenir une grande idée. Il importe de ne pas s’éparpiller. Dès les premières lignes du paragraphe, on expose de quoi on va traiter. Les phrases suivantes permettront d’expliciter l’idée. Quand on a une autre idée, on change de paragraphe.

9- Parler de ce que l’on connaît

Une autre évidence, pourtant il s’agit d’une erreur courante. Vos écrits d’affaires servent à asseoir votre crédibilité en tant qu’entrepreneur. Assurez-vous de maîtriser votre sujet. Cela dit, il est fort possible dans un blogue de parler d’un sujet que l’on ne connaît pas en demandant l’aide de gens qui s’y connaissent davantage. Mais il importe alors d’expliquer la situation dès le départ.

10- Corriger ses fautes

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’orthographe est loin d’être le premier critère pour juger de la qualité de la communication écrite. Cela dit, il faut les éviter le plus possible. Vous pouvez vous faire corriger par quelqu’un, prendre un peu de recul avant de réviser votre texte (le lire à voix haute permet de voir les problèmes de structure) ou… utiliser Antidote. Ce n’est pas magique, mais cet outil va corriger la plupart des erreurs que vous allez faire.

Il y a bien sûr d’autres trucs et astuces, mais si vous pouvez intégrer ses grandes lignes vous noterez une amélioration appréciable de votre communication écrite.